Depuis 2009 en France, l’on assiste à la création de plus de 500 000 entreprises et 37% dont (55% des moins de 35 ans) des français disposent de l’envie de créer ou reprendre une structure commerciale à leur nom soit environ 19 000 millions d’entrepreneurs potentiels à accompagner pour partager quelques recommandation simples mais efficaces dont il n’est possible de déroger.
La trésorerie
Quelques règles de base à connaître :
Aucune opération n’est faite sans présentation d’une pièce justificative relative à la dépense, quel que soit le mode de règlement effectué. Tout règlement doit être soumis à l’approbation du chef d’entreprise et lui seul signe les chèques, ordres de virement et acceptation d’effets. Les remises doivent être faites chaque jour à la banque avant l’heure de caisse. Une copie des bordereaux de remise de chèques (détaillés par client dans le cas de ventes avec factures) et d’espèces sera conservée pour vérification avec les bordereaux de banque
Tenue de la caisse
Le contrôle de la caisse doit être effectué journellement. Pour les commerces de détail, il est même indispensable d’utiliser un agenda sur lequel il est possible de noter la recette du jour et même d’agrafe le ticket « Z » ou le journal de caisse de la caisse enregistreuse. Toutes les dépenses en espèces doivent également être notées chaque jour. Le solde de la caisse (fonds de caisse + recettes dépenses remises en banque) est calculé tous les jours et rapproché des espèces détenues dans la caisse. Ce sont des opérations minutieuses à tenir scrupuleusement car Cette procédure permet de suivre en permanence l’évolution du solde de la caisse et de révéler sans tarder une anomalie. L’existence d’un solde débiteur par exemple constituerait une réelle présomption d’irrégularité de la comptabilité.
Protection des disponibilités
Tout établissement doit veiller à ce que les formules de chèques vierges soient enfermées dans une armoire ou un coffre. De même, les espèces doivent être rangées chaque jour de la même manière. Il est fortement déconseillé de conserver des sommes importantes à portée de main. Notamment , le montant des espèces détenues qui ne doit jamais dépasser le montant assuré en cas de vol. A cet effet d’ailleurs, Les biens matériels et immatériels doivent être protégés d’une manière efficace contre le vol, la destruction, les pertes, les intempéries. Les protections sont matérielles (magasin fermant à clef, caisses enregistreuses, machine à affranchir, coffres, …) ou juridiques (assurances, clauses de non concurrence, contrats, …). Confier la gestion d’un portefeuille de données à un expert comptable en ligne n’exempte pas de l’économie d’assurance et protection.
L’importance du classement
Malgré un développement de l’informatisation, les documents papiers
sont encore nombreux et il est important de bien les classer afin de :
– gagner du temps
– suivre les échéances
– anticiper les paiements
– améliorer les relations avec ses clients, ses fournisseurs, sa banque, son expert, son comptable et ses autres partenaires
Idéalement, le classement est effectué par nature de document (courrier, banque, achats, ventes, social, fiscal, juridique) et par ordre chronologique.
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